4 принципа постановки дедлайна, которые заставят вас его придерживаться

И вот, что для этого нужно:

1. Принцип срочности

Легко откладывать дела, когда вы располагаете неограниченным запасом времени, чтобы с ними разобраться (например, дедлайн, отсроченный на два месяца — не лучший вариант). При отсутствии всякой срочности вы можете бесконечно отвлекаться на более интересные дела, как бы велик ни был объем предстоящих работ.

Исправить это несложно: ставьте все свои дедлайны как можно ближе к текущей дате. Вместо того, чтобы растягивать дело на месяц, постановите, что должны любой ценой разобраться с ним за предстоящую неделю.  Это позволит вам не только не выпадать из рабочего процесса, но и начать работу раньше, чем вы сделали бы это в обычном режиме.

2. Принцип индивидуальности

Все мыслят по-разному. Это легко показать на примере любого обсуждения, где вы и ваш коллега можете выдавать совершенно различные идеи. Поэтому, если вы будете отталкиваться от собственных навыков, предпочтений и профессионального опыта, то сможете распланировать свои дела куда более удобным образом, чем просто назначая определенную дату в качестве дедлайна.

Карсон Тейт, один из наиболее популярных авторов, освещавших вопросы оптимизации труда, разделяет всех людей на четыре категории: расстановщиков приоритетов, планировщиков, аранжировщиков и визуализаторов. Название каждой категории отражает наиболее подходящий для ее представителей способ организации их деятельности. Первые и вторые осуществляют свою деятельность, исходя из того, сколько времени займет то или иное дело, аранжировщики ориентируются на свое самочувствие и готовность к работе, а визуализаторов вдохновляет представление конечного результата их деятельности.

Поэтому, вместо того, чтобы говорить о том, что закончите проект к конкретной дате, лучше рассчитать, сколько времени вам понадобится на то, чтобы сосредоточенно заняться этим делом, разложить его на несколько операций или выполнить параллельно с иными задачами — в зависимости от вашего стиля работы.

3. Принцип достижимости

Порой вы действительно хотите поскорее завершить проект, но тот объем работы, который вам предстоит, с нынешней перспективы кажется просто невероятным, и чем больше усилий вам предстоит приложить, тем труднее начать действовать. Если вам предстоит вычерпать море ложкой, то появляются резонные сомнения в том, насколько вообще оправданно браться за дело.

Однако, вместо того, чтобы сокрушаться, попробуйте разбить предстоящий проект на несколько шагов, реализация которых будет достижима в разумные сроки. Или подойти к вопросу иначе и представить, что вы можете работать только в рамках десятиминутных отрезков, и тогда вам понадобится вычленить из всего процесса определенное количество микроопераций, которые вы могли бы уложить в десять минут. Если вы планируете посвятить весь день одному делу, то подумайте, как организовать свою деятельность так, чтобы достигнуть определенной промежуточной цели одним десятиминутным шагом.

Если же трудность представляет именно начальный этап работ, то также попробуйте стартовать с одного вступительного десятиминутного дела, скажем, обозначения общего плана, и затем либо продолжайте работать в обычном ритме — ведь вы уже начали, а значит, самое сложное позади — либо продолжайте и дальше дробить оставшийся объем дела на десятиминутные отрезки.

4. Принцип осмысленности

Итак, что же произойдет, если вы не уложитесь в рамки поставленного для себя дедлайна? Пожмете плечами и продолжите работать дальше?

Если крайний срок не имеет под собой каких-либо оснований, то это лишь дает повод им пренебречь. Решением может стать внешний контроль — скажите начальнику, что отчет будет готов  к понедельнику, или сообщите коллеге, что закончите свою часть работы в первой половине недели. Наличие такого мотивирующего фактора не позволит вам без последствий откладывать дела «на потом».

Изначально индивидуальный дедлайн должен был способствовать увеличению производительности труда, а не погружать вас в бесконечный цикл, где вы все глубже пропитываетесь отвращением к себе, последовательно ставя крайний срок и столь же последовательно откладывая его. Поэтому, если эта система не приносит вам ни удовольствия, ни результатов, пришло время воспользоваться описанными принципами и действительно воспользоваться преимуществами четко установленных дедлайнов.