5 шагов к написанию письма, на которое вам обязательно ответят

И действительно, умение грамотно вести переписку подразумевает нечто большее, чем ежедневная рассылка однообразных напоминаний. Если вы и в самом деле хотите донести до собеседника важность проблемы, не говоря уже о том, чтобы получить ответ, то самое время воспользоваться пятью приведенными ниже шагами.

1. Определите временные рамки

Вы можете быть уверены в одном: собеседник никогда не разделяет вашего мнения по поводу срочности того или иного дела. Для вас скорейшее его выполнение может быть вопросом жизни и смерти, но для собеседника оно выглядит как очередная пустяковая задача, которую можно и отложить на неопределенный срок.

Нет необходимости говорить о том, как важна верная постановка вопроса о времени. Если ваше дело настолько важно, что отсутствие ответа в течение часа заставляет вас беспокоиться, то лучше не писать вовсе, а сразу начать со звонка.

Также нужно принимать во внимание то, чем занимается собеседник на момент получения вашего письма. Если вы пишете ему в самом разгаре рабочего дня или даже посреди отпуска, никакое число последующих сообщений не ускорит решение вашего вопроса — как бы хорошо ни были составлены сами письма.

2. Подробно обозначьте тему

Обычно все мы ограничиваемся общими словами в качестве темы сообщения. Но если вам важно узнать о текущем состоянии дел по конкретному вопросу, не лишним будет обозначить тему вашего письма более подробно, так, чтобы она ясно отражала ваше текущее намерение.

Также в теме письма вы можете указать, насколько важен для вас ответ, приписав «до завтра», «до конца недели» или иное упоминание о времени. По статистике, письма со словом «завтра» в теме читают на 10% чаще, чем все остальные.

3. Обозначьте, что вам нужно

Вспомните свое последнее письмо-напоминание. Оно наверняка выглядело как «Привет, X, что там по вопросу Y?»

Если это так, то ничего удивительного — многие из нас посылают подобные бессодержательные напоминания в надежде, что его появление в списке входящих побудит собеседника тотчас взяться за дело. Однако, при написании любого письма важно помнить, зачем вы это делаете, и должным образом обозначить это в тексте. Что же вам нужно?

Итак, откажитесь от напоминаний, написанный как будто невзначай, и переходите к ясным и выверенным вопросам и указаниям. Чем яснее вы обозначите свой запрос, тем лучше.

4. Обеспечьте собеседника дополнительной информацией

Как и в предыдущем пункте, ваша цель здесь — удостовериться в том, что ваше сообщение достаточно информативно для собеседника. Позаботьтесь о том, чтобы предоставить все необходимые для работы данные и избавить коллегу от необходимости изучать всю историю переписки.

Не обязательно разъяснять все до мельчайших деталей, просто включите в письмо достаточно информации для того, чтобы собеседник сразу понял, о каком вопросе идет речь и что конкретно от него требуется.

«Привет, X. Жду твоего ответа по поводу тех отчетов, которые я тебе пересылал. Нам нужно закончить с этим к пятнице, поэтому внимательно ознакомься с таблицами на четвертой странице. Спасибо!»

Достаточно мягко, но при этом доступно и информативно — ваш коллега сразу понимает, о чем идет речь, на что стоит обратить внимание и на какие сроки следует ориентироваться.

5. Рассмотрите альтернативный вариант

Не важно, как хорошо вы постарались над составлением своего письма — некоторые люди просто не имеют обыкновения отвечать. Это может быть неприятно, но это случается.

Если вы ожидаете именно этого варианта, то укажите в письме альтернативный ход ваших действий.

Если вы не исключаете возможность того, что ваш собеседник не ответит, как бы ясно ни были обозначены крайние сроки, попробуйте следующее:

«Если ответа не будет до 15:00 этого четверга, мы отошлем отчет в его нынешнем состоянии».

Звучит достаточно жестко, особенно, если вы привыкли к ненавязчивым напоминаниям, но когда вам важно получить ответ, приходится действовать твердо и прямо.

Все мы так или иначе сталкиваемся с необходимостью напоминать коллегам о себе и своих делах. И нет нужды говорить о том, что быть проигнорированным в таком случае крайне неприятно.

Легко обвинить в этом ненадежного собеседника, но не забывайте и о том, что проблема может скрываться в качестве ваших собственных писем. Проверьте, следовали ли вы всем пяти шагам, и если да, то ваши шансы получить ответ существенно возрастают.

При использовании любых материалов, размещённых на сайте, обязательна активная гиперссылка с переходом на используемую публикацию сайта finexecutive.com.