Как сделать понятными даже самые сложные идеи

Почему так происходит? Так уж сложилось, что любая работа имеет свою специфику, и велика вероятность, что даже ваши ближайшие друзья не до конца уверены, чем именно вы занимаетесь. Однако, в описанной ситуации вам предстоит разрешить это непонимание в кратчайшие сроки и наиболее эффективным образом. Как же показать важность своей работы тем, кто имеет о ней лишь общее представление — начальству, клиентам, коллегам из других отделов? Вам предстоит в полной мере задействовать свои коммуникативные и аналитические навыки, и вот каким образом:

1. Оцените свою аудиторию

Здесь работает важнейшее из правил: то, как будет преподнесена информация, зависит не от говорящего, а от его слушателей. Итак, прежде всего, поймите, с кем вы имеете дело. Что наиболее важно для вашей аудитории? Какова их мотивация? Кто они такие? Какой стиль общения им близок? На каком «языке» они привыкли говорить?

Предположим, вы инженер, которому необходимо донести свои идеи до группы финансистов. Без сомнения, вам потребуется сосредоточиться на окупаемости и прибыльности проекта, издержках, которые он способен сократить и общем объеме затрат на его осуществление.

Понимание того, к кому именно обращены ваши слова, позволяет вам выработать язык, понятный аудитории, те средства, которые позволят вам наиболее эффективно выразить идею в привычных ей терминах.

Впрочем, это работает только в том случае, если вы успели понять, с кем имеете дело и подготовиться должным образом. Но если присутствующие вам едва знакомы, что же делать в таком случае? Здесь лучшим вариантом будет обратиться к вопросам, периодически уточняя, насколько понятен предыдущий пункт и требуются ли уточнения. Так вы не только сможете удостовериться в том, что ваши слова были поняты, но и установите контакт со слушателями. После этого можно переходить к следующим шагам.

2. Выделите «самое важное» среди того, что собираетесь сказать

Один из показательных примеров, связанных с попыткой донести предельно сложную информацию, относится в 2010 году брифинга по ситуации в Афганистане. Изучив представленную ему схему, генерал Маккристал отметил, что она больше похожа на тарелку спагетти, чем на реальный план действий. «Война будет выиграна, когда мы поймем этот слайд», прокомментировал генерал. И дело здесь в некомпетентности командования, а в неверном выборе формы, в которую была облечена комплексная информация. По словам военных, графические схемы, обладая излишней сложностью, тем не менее, не способны адекватно представить военную ситуацию и лишь создают иллюзию контроля и понимания ситуации.

Как видно на этом примере, если форма слишком сложна, то она лишь приведет аудиторию в замешательство, а не сделает изложенную информацию более доступной.

Что же делать вам, чтобы не повторить ошибки военных?

Прежде всего, ответьте на два вопроса: It comes down to asking yourself these two questions:

• Если слушатель запомнит только самое важное из моей речи, что будет этим «самым важным»?
• Почему именно оно будет важным конкретно для этого слушателя?
  
  

Ответы позволят вам выделить информацию, которую необходимо донести в первую очередь и понять, на чем стоит сконцентрироваться в своей речи.

3. Используйте примеры и предоставьте контекст

Итак, вы знаете, с кем имеете дело, знаете, что им интересно и важно, представляете, на чем следует сконцентрировать их внимание. Теперь осталось облечь свои тезисы в форму, наиболее близкую вашим слушателям и способную завоевать их доверие.

Нет, просто сказать: «У меня есть вот такая новая идея, и она сэкономит X человеко-часов и Yсредств» недостаточно, за этим неизбежно последуют вопросы, на которые вам придется отвечать куда более конкретно. Или вопросов не последует, что скажет лишь о том, что вам не удалось заинтересовать аудиторию.

Здесь вашим лучшим средством будет контекст. То, в какой обертке вы преподносите информацию, действительно важно. Люди могут не запомнить ваших схем и выводов, но они точно запомнят примеры, которые вы приведете.

Создайте воображаемую ситуацию, вроде той, в которой вы находитесь с самого начала этой статьи и обратитесь к существующим проблемам, которые ваша идея поможет решить. Примеры из повседневной практики слушателей помогут им понять полезность вашей идеи в привычных для них  условиях, сделают ее более реальной, осязаемой и доступной к отождествлению.

4. Подбирайте слова

Использование в речи сложных технических терминов, безусловно, производит впечатление, но увы, не делает то, что вы говорите, сколько-нибудь более понятным неспециалистам.

В своем выступлении ориентируйтесь на разговорную речь, избегая при этом жаргонизмов, просторечий и сокращений. Если тот или иной термин все же необходимо употребить, удостоверьтесь в том, что вы предоставите его определение на понятном слушателю языке.