Как сократить ваши письма и заставить людей их читать

Кажется, теперь адресат обязательно все поймет, примет во внимание и проникнется к вам искренней приязнью. Однако, на деле оказывается, что вы лишь зря потратили свое и чужое время.

Никому не хочется пробираться сквозь сотни и сотни символов только для того, чтобы понять, что вы от него хотите. Как же сделать так, чтобы ваши сообщения были четкими и ясными, и собеседнику действительно хотелось их прочесть? Есть несколько секретов:

1. Откажитесь от вводных слов

Велика вероятность того, что вводные слова и обороты занимают в ваших письмах неоправданно много места. Не верите? Вспомните, сколько раз вы невольно вставляли в текст "мне кажется", "возможно" и т.д.

Это помогает сделать ваше послание более мягким и обтекаемым в формулировках — но как правило, все эти попытки излишни. Ваш адресат и сам в состоянии понять, что вы высказываете свое мнение и все изложенное не является непреложной истиной. Прочтите готовый текст и отследите, какие из его фрагментов выделены запятыми. Как правило, от большинства из них можно избавиться — бесконечные "я считаю", "в основном", "однако", "разумеется" и сорные "как правило" в начале предложения только отягощают ваше послание. 

2. Используйте списки и булиты

Итак, теперь ваше письмо куда более прозрачно. Проблема в том, что для выражения нескольких связанных мыслей или инструкций вам все равно придется использовать дополнительные конструкции, и читатель рискует "увязнуть" в тексте, так и не добравшись до сути. Здесь вам помогут булиты — несколько тезисов, организованных в форме списка воспринимаются на порядок легче, чем они же, изложенные в виде абзаца непрерывного текста.

Попробуйте проделать простое упражнение со своим последним крупным письмом: вычленяйте основные мысли и излагайте их в виде размеченного булитами списка. Во-первых, вы заметите, что текст стал менее объемным, а во-вторых, добраться до основных мыслей стало на порядок проще.

3. Пользуйтесь ссылками

Подумайте вот над чем: не была ли значительная часть той информации, которую вы с таким трудом пытаетесь уместить в текст своего письма, изложена где-то еще?

Не нужно изобретать велосипед — если речь идет о конкретных документах или текстах, прикрепите файл или ссылку на оригинал к сообщению вместо того, чтобы пересказывать их содержание.

4. Отсекайте посторонние темы

Если вы сразу перейдете к делу, не осведомившись о и здоровье и делах адресата, это будет слишком бесчеловечно, не так ли? Не так.

Как правило, эти трогательные проявления участия остаются без ответа, так стоит ли тратить на них свое время? Если пожелание или напутствие в конце письма можно оставить (все же, вы живой человек), то от остального можно смело избавляться — ваш собеседник, лишенный необходимости отвлекаться от основной темы сообщения только выиграет.

Все сказанное выше звучит достаточно просто и понятно, но как оно работает на деле? Сейчас проверим. Ниже приведены два варианта письма.

Письмо первое:

Привет, Х

Надеюсь, у тебя все хорошо. Как прошел отпуск? Судя по фотографиям, ты была в замечательных местах, я даже немного завидую.

Хотелось бы обсудить с тобой грядующую презентацию. На всякий случай напомню: нам нужно осветить результаты продаж в прошедшем месяце, а также планы на следующий период. Будет присутствовать все высшее начальство, и наверняка возникнут вопросы, к которым нам с тобой хорошо бы подготовиться.

К сожалению, в презентации еще остались моменты, которые вызывают у меня определенное беспокойство. Во-первых, показатели продаж упали по сравнению с результатами предыдущего месяца. Я с радостью выслушаю предложения, как представить эту информацию не в однозначно негативном ключе. Во-вторых, сама презентация могла бы быть убедительнее, если бы мы немного поработали над структурой и изменили порядок блоков, что ты об этом думаешь?

Мне кажется, уже сейчас все выглядит неплохо, наддеюсь, мы сможем сделать ее еще лучше.

С уважением, Y

Письмо второе:

Привет, Х

Надеюсь, у тебя все хорошо.

Я проверяю предстоящую презентацию для руководства. Мы давно не затрагивали этот вопрос, поэтому прикрепляю презентацию к этому письму.

Есть пара моментов, которые меня беспокоят:

• Результаты продаж за этот период упали. Могли бы мы представить это не в строго негативном ключе?
  
  
• Если изменить порядок блоков, презентация будет выглядеть более убедительно.

Что ты об этом думаешь?

На данный момент работа продвигается просто отлично!

С уважением, Y

В первом письме 138 слов, во втором — всего 71, цифры говорят за себя. 

К сожалению, далеко не каждое письмо можно урезать вдвое, а к определенным видам корреспонденции выделенные правила применимы лишь частично. Но это не должно вас огорчать — до тех пор, пока вы стремитесь сделать свою деловую переписку более эффективной и информативной, вы на верном пути.