Ответите на пять вопросов — улучшите свои навыки делового общения

Но многие до сих пор пренебрегали этим ресурсом. Вспомните все те невнятные рабочие письма, после которых оставалось только догадываться, что имел в виду собеседник. А какими были ваши письма? Ответьте на пять вопросов, чтобы найти свои зоны роста и прокачать навыки делового общения.

1. Вас понимают?

Чем проще ваше послание, тем оно сильнее. Переписка даёт нам много возможностей переусложнить текст в попытках выглядить умнее, профессиональнее или доброжелательнее.

Но в основе любой коммуникации — её доступность для всех участников. Если люди понимают, что вы говорите, то они доверяют вам. В противном случае адресатам и собеседникам придётся додумывать, что вы хотели им сообщить. И хотели ли вы сообщить именно то, о чём они подумали. Если вас могут понять неверно — будьте уверены, так и поймут.

2. Вы могли написать короче?

Если к каждому вашему письму нужна аннотация или заключение со списком тезисов, то вам есть, над чем работать. Когда человек прочитает письмо, где вы несколько раз доносите до него одну и ту же мысль, он может заскучать. Или подумать, что вы не цените его время. И вот, вы снова теряете шанс установить контакт.

Чтобы такого не случилось, обработайте свою мысль: избавьтесь от излишеств, упрощайте, делите предложения. Пишите лаконично, за каждой фразой должна стоять мысль. Чем более конкретно и кратко будут поданы ваши мысли, тем быстрее их усвоит собеседник.

3. Мои слова внушают доверие?

То, какие слова и обороты вы выбираете, влияет на качество ваших коммуникаций. Деловое общение не подразумевает канцелярского стиля. Оно не обязано быть стерильным, безличным, сухим. Вы прежде всего человек, и именно человека в вас хочет видеть собеседник. Старайтесь писать так же, как говорите: не налегайте на профессиональный жаргон, используйте меньше клише, сделайте свою речь живее.

А ещё не забывайте о том, что глаголы доносят мысль лучше, чем причастные и деепричастные обороты: «Сергей, вы отправили отчёт — у нас есть вот такие замечания:..» вместо «Сергей, в отправленном вами отчёте...» . Активный залог в коммуникациях эффективнее пассивного — ещё раз пересмотрите пример выше. Из вашей речи должно быть понятно, кто и что сделал, причины и следствия должны ясно прослеживаться собеседником.

4. Какой в моём сообщении смысл?

Даже если ваш собеседник не читал эту статью, он почувствует разницу между продуманным ответом и тем, который вы прислали «на автомате». А как её понять, когда вы сами пишете этот ответ? Используйте пять критериев, и старайтесь оценивать по ним каждое своё деловое сообщение:

• Это правда?
• Это полезно?
• Это побуждает к действию?
• Это необходимо?
• Это доброжелательно?

Если ваше сообщение не соответствует хотя бы трём критериям, не отправляйте его. Вы можете лучше.

• Пусть ваши послания другим людям максимально точно отражают реальность. Не уверены, что сказанное истинно — не пишите, или прямо скажите, что это ваше предположение.
• Подумайте, нужно ли собеседнику ваше предположение. И дайте ему именно то, о чём он просит, а если не можете — так и скажите.
• Вы можете быть умны, компетентны и доброжелательны, но ваши сообщения при этом будут только сомнения в умы людей. Вместо «это всё очень сомнительно» — «я не уверен/а в этом по причине Х, если уточнить информацию по Y, можно будет вынести однозначное решение».
• Подумайте, не выдали ли вы трюизм или банальность там, где собеседнику нужны были факты. Если ваше сообщение не двигает диалог вперёд или не заканчивает его — в нём нет необходимости.
• Все мы несовершенны, уязвимы, в чём-то ограничены. Помните это, и относитесь к собеседнику доброжелательно. Да и к себе не будьте слишком критичны.

5. Для кого я это пишу?

Коммуникацию можно считать успешной, если адресат получил сообщение и понял его. Ваша коммуникация сосредоточена не на вас, а на вашем собеседнике. Она должна быть понятна ему.

Мы же часто думаем, что другие люди мыслят и говорят примерно так же, как мы. А в это время ваш собеседник может быть совсем из другой сферы, иметь другой профессиональный и коммуникативный опыт. Делает ли это его недалёким или странным? Не более, чем вас в его глазах.

Иногда даже в одной команде разным её членам одно послание нужно изложить по-разному, чтобы каждый понял его и усвоил. Поэтому прежде, чем отправить своё письмо, вспомните, кому вы его отправляете. Кто этот человек, чего он от вас ждёт, насколько хорошо он поймёт вас? Если твёрдо знаете ответ — отправляйте.