Пять ошибок начинающего менеджера проектов, и как их избежать

Чтобы руководить проектом, не обязательно занимать должность проджект-менеджера. Эта задача встаёт перед любым специалистом, который развивается в своей отрасли.  Руководить проектом впервые — ответственность и испытание. Мы выделили пять ошибок начинающего руководителя проекта и поможем вам их избежать.

Ошибка #1 — Уделять внимание задачам, а не людям

Многие начинающие руководители считают, что команде нужен надзиратель. Но на начальном этапе работы выстроить отношения с командой важнее, чем распределить и проконтролировать все задачи. Следить за выполнением задач и планов — важная часть руководящей работы. Но помните: вы работаете не с задачами, а с людьми, которые их выполняют.  В начале проекта важно создать со своей командой открытые и доброжелательные отношения. Если вы упустите этот момент, в будущем установить контакт станет только сложнее.

Совет: В начале встречи или звонка попросите каждого рассказать о себе не только как о специалисте. Потратьте на это 5-10 минут, проявите интерес к увлечениям, любимой музыке, интересному опыту работы подчинённых.  Этот простой шаг сделает ваши отношения более искренними и человечными.

Ошибка #2 – Не замечать отстающих

Здоровые рабочие отношения в коллективе — это важно. Но выстраивать их в ущерб эффективности тоже опасно. В любой команде вы найдёте тех, кто не справляется со своими задачами. Они не только задерживают завершение проекта, но и подрывают мораль коллектива. Если вы сомневаетесь в продуктивности члена команды, обсудите с ним этот вопрос. Мастерство руководителя — отслеживать прогресс подчинённых и иметь возможность прямо проговорить те моменты, которые вас не устраивают.

Совет: Выработайте базовые правила взаимодействия внутри команды. Установите процедуру отчётности и назначьте сроки. Можете обсудить это с командой и составить правила вместе. Все сталкивались с бездельниками за время своей работы, чужой опыт поможет вам избежать этого в своём проекте.

Ошибка #3 – Недооценить временные затраты

Простое рабочее письмо может занять пять минут вместо 30-ти секунд, на которые вы рассчитывали. 10-минутный перерыв растягивается на полчаса. Легко недооценить время, которое займёт задача: мы представляем, как выполним её в идеальных условиях, но реальность вносит свои коррективы. Учитывайте все факторы, которые могут задержать выполнение задачи и приучайте к этому всю команду. Помните о времени ожидания, времени на оценку и правки и т.д.

Совет: Попросите ответственных за задачу оценить время выполнения в худшем и лучшем случае. Так вы сможете оценить среднее время, которое она займёт, и избежите неожиданных задержек.

Ошибка #4 – Не оценить риски заранее

Кошмар руководителя — узнать о проблеме, когда её уже нельзя избежать или исправить без последствий. Опытные менеджеры проектов знают, что каждый проект связан с рисками. Определите их на начальном этапе, не ждите, когда они смогут подорвать работу команды. Оценка и рисков, и возможных проблем — задача, которая решается на стадии планирования. Зная о возможных сложностях, вы будете готовы решить их на ранних этапах работ. Можно устроить обсуждение с командой, это поможет провести анализ с разных точек зрения и совместно выработать пути решения.

Совет: Помните, что в начале работы над проектом спросить мнения каждого из участников недостаточно. Пока отношения с командой не установились, не все готовы говорить напрямую и делиться своими опасениями. Устройте анонимный опрос по теме "Что больше всего беспокоит меня в этом проекте". Можете провести его онлайн или попросить бросить листочки в корзину в конце встречи.

Ошибка #5 – Не учесть все задачи

Последняя частая ошибка — пропустить важные этапы работы и не учесть их в плане. Если в середине срока вы заметите, что не учли задач по тестированию или составлению документации, то можете опоздать со сдачей проекта. Невозможно предусмотреть всего, но особенно легко упустить важные части работы, если у проекта разветвлённая структура или в нём задействовано сразу несколько организаций.

Совет: Представьте проект наглядно, выделите основные задачи и этапы. Затем попросите команду уточнить их и дополнить задачами из своей области. После пройдите от начала до конца вместе и добавьте те задачи, которые могла упустить ответственная группа. Чем более наглядно представлен ваш проект, тем проще заметить, чего в нём не хватает.

Навыки управления проектами — не удел специалистов. Не важно, как называется ваша должность — на определенном этапе вам предстоит управлять работой других людей. Если у вас нет своего опыта руководства, тогда вам поможет чужой. Помните о пяти ошибках начинающих руководителей и не позволяйте им повлиять на успех вашего проекта.