12 простых советов: как всё успевать

Чтобы использовать время более эффективно, для начала важно понять, КАК вы его тратите в течение дня: вечером проанализируйте, что вы сегодня сделали. Это поможет оценить продуктивность и увидеть, каким делам следовало уделить времени немного больше, а какие – не делать совсем. Такой способ можно применить и к тем часам, которые вы тратите на досуг. Соцсети и просмотр сериалов едва ли помогут вам почувствовать свою продуктивность.

Чтобы отследить время, вам придется пунктуально записывать свои затраты в течение нескольких недель. На первый взгляд кажется, что это также отнимает время, но уже в скором будущем вы увидите, как все ваши усилия окупаются сторицей. Например, сегодня днем вы часок серфили в интернете. Никто из коллег не обратил на это внимания, тем не менее, запись «13-00 – 14-00 провел в сети» позволит вам прочувствовать, что это время вы потратили зря.

Но ведь вы хотите, чтобы каждый день был продуктивным? Тогда завтра, зная свои «слабые» места, вы уже не будете отвлекаться на выполнение ненужных дел.

Как научиться успевать больше

1. Вставайте на час раньше. Ставьте будильник так, чтобы проснуться раньше, чем обычно, и тогда у вас в запасе будет целый час времени! Научные исследования доказывают, что личная продуктивность и успех напрямую связаны с ранним пробуждением.
   
   
2. Составьте список дел. Совет звучит банально, но это не делает его менее эффективным. Запишите и систематизируйте всё, что вам надо сделать в течение сегодняшнего дня. Нужно написать ответ на запрос инспектора налоговой службы? Внесите задачу в свой перечень. Надо подготовить еженедельный отчет для руководства? Дополните список и этим заданием. Рациональное планирование позволит вам контролировать происходящее, не упускать из вида ничего важного, и вы будете успевать сделать больше.
   
   
3. Первым делом решайте сложные задачи. Утром со свежими силами приступайте к выполнению наиболее сложных заданий. Так вы сведете к минимуму уровень стресса, вас не будет преследовать гнетущее чувство предстоящей напряженной работы, а вторая половина дня освободится для более приятных задач.
   
   
4. Наведите порядок на рабочем столе. Бумажные завалы и груды ненужных папок едва ли помогут вам сосредоточиться на том, что в данный момент наиболее важно. Поэтому выделите несколько минут, чтобы привести рабочее место в порядок.
   
   
5. Делайте зарядку. Каждое утро начинайте с физических упражнений, пробежки или йоги. Занятия спортом оказывают позитивное воздействие на эффективность интеллектуального труда.
   
   
6. Боритесь с  многозадачностью. Стремление угнаться за двумя зайцами создает ощущение, что так вам удастся сделать больше. Но это впечатление ошибочно. Ведь когда вы переключаетесь с одной задачи на другую, у вас снижается концентрация, а вместе с ней и личная продуктивность.
   
   
7. Научитесь говорить «нет». Ваша деловая репутация напрямую зависит от результатов вашей работы. Поэтому если у вас нет уверенности в том, что вы отлично справитесь с задачей, от участия в проекте лучше отказаться.
   
   
8. Наведите порядок в папке «Входящие» вашего почтового ящика. Десятки непрочитанных сообщений доставляют чувство дискомфорта. Помимо этого, увеличивается вероятность пропустить по-настоящему важное письмо. Поэтому научитесь систематически поддерживать порядок в почтовом ящике: удаляйте всю ненужную корреспонденцию и своевременно отвечайте на важные сообщения.
   
   
9. Читайте документы, а не бегло просматривайте их. Поверхностное прочтение не позволит вам сэкономить время. Скорее наоборот, вам придется повторно возвращаться к изучению важной информации, которую вы в спешке пропустили.
   
   
10. Наденьте наушники. Даже если в них не играет музыка, вероятность того, что окружающие захотят вас отвлечь значительно снижается.
    
    
11. Избегайте необязательных встреч. Планируя свой день, постарайтесь убедиться в том, что каждая из предстоящих встреч действительно необходима, а возникшие вопросы невозможно решить по телефону или с помощью электронных писем. На каждый личный разговор выделите не более 30-ти минут. Ведь когда вы ограничены временными рамками, к решению сути вопроса вы приступите гораздо быстрее.
    
    
12. Принимайте решения в течение минуты, тогда вы будете работать быстрее и сможете сделать больше.

При использовании любых материалов, размещённых на сайте, обязательна активная гиперссылка с переходом на используемую публикацию сайта finexecutive.com.