Почему список задач не работает и чем его заменить?

Как правило, люди начинают составлять список задач в тот момент, когда чувствуют, что их жизнь больше напоминает броуновское движение. Они живут в спешке, путают очередность поручений, упускают из вида важные задачи, опаздывают на встречи, срывают дедлайны и подводят коллег. Сначала попытки побороть хаос и внести в свою жизнь организованность приносят свои плоды. Но постепенно всё возвращается к тому, с чего начиналось – к бардаку. Почему так происходит? Почему список дел оказывается неэффективным?

• Многообразие выбора. Когда мы смотрим на огромный перечень задач, в котором насчитывается несколько десятков пунктов, то невольно впадаем в ступор, не зная, с чего начинать и куда бежать.
  
  
• Разная степень сложности заданий. Посмотрите на свой список задач. Для выполнения некоторых их них вам понадобится около 5-ти минут, а другие растянутся на час-два. Не удивительно, что в первую очередь вы захотите работать над теми, что не занимают массу времени. В результате, пунктов становится меньше, но важные задачи так и остаются нерешёнными.
  
  
• Минимум полезной информации. Глядя на список дел, сложно с идеальной точностью определить, сколько сил и времени вам понадобится на выполнение каждого из них. А без этого по-настоящему эффективный план выстроить невозможно.

Список задач – это всего лишь методика. А для того, чтобы она работала, необходимо правильно ею пользоваться. Внесите небольшие изменения в привычный алгоритм, и вы станете более продуктивным.

1. Живите своим календарём. Перенесите задачи из списка в ежедневник. Распределите их по дням, неделям и даже месяцам. Так вы сможете ещё раз проанализировать задачи, правильно расставить приоритеты и использовать своё время более эффективно.
   
   
2. Разделяйте. Избегайте длинных списков. Ведь чем они длиннее, тем меньше у вас энтузиазма и меньше шансов когда-нибудь добраться до последнего задания. Постарайтесь сделать так, чтобы список дел состоял из 7-8 пунктов. Если перед вами стоит больше задач, разделяйте их по проектам, срочности, категориям или другим понятным вам признакам.
   
   
3. Используйте правило «2-х минут». Одной из причин ваших многокилометровых списков является то, что вы записываете в них массу мелких заданий. Не делайте этого, иначе рискуете заработать нервный срыв. Когда в следующий раз у вас появится задание, на выполнение которого вам потребуется не более 2-х минут – не записывайте его в свой список. Просто выполните её сразу и всё. Постепенно станут короче и, глядя на них, вы уже не будете впадать в ступор.
   
   
4. Пишите сроки. Каждая задача отнимает столько времени, сколько вы сами выделяете. Поэтому в составлении списков есть смысл только тогда, если рядом с каждым пунктом вы будете указывать приблизительный промежуток времени, который вам понадобится на выполнение этого задания. Безусловно, на практике возможны отклонения. Да и вообще бывают такие дни, когда всё переворачивается с ног на голову. Но, как правило, этот метод себя оправдывает. Когда вы чувствуете временные рамки, вы подсознательно стремитесь к тому, чтобы их не нарушать. Это сильная мотивация. Пробуйте. Вскоре вы убедитесь в том, что список задач может быть по-настоящему эффективным инструментом тайм-менеджмента.
   
   
5. Расставляйте приоритеты. Здесь всё не сложно: срочные и важные дела надо выполнять в первую очередь. В то время как несрочные и незначительные задачи отходят на второй план и выполняются, если на них остаётся время. Осталось только правильно расставить приоритеты. Ведь бывают дела не очень срочные, но необычайно важные для вас. А случается, что и наоборот.
   
   
6. Выработайте привычку. Когда вы начинаете составлять планы на каждый день, то неизбежно сталкиваетесь с незначительными задачами (наведение порядка на рабочем месте, сортировка писем в почтовом ящике и т.п.), которые отнимают время и вносят хаос в ваше расписание. Чтобы важные задачи не терялись в потоке второстепенных, выработайте полезные привычки. Например, проверяйте почту два раза в день, а порядок на столе начинайте наводить за 15 минут до окончания рабочего дня. Так вы без особых усилий приучите себя выполнять не очень важные текущие дела и не будете записывать их в список ежедневных задач.

Если вы воспользуетесь только 1-2 советами из этого списка, у вас едва ли получится что-то изменить к лучшему. Важно попробовать их все, научиться комбинировать и практиковать изо дня в день. Только тогда ваши списки начнут работать.

------------
Самые интересные вакансии и полезные материалы — в нашем Telegram-канале!