Выбор тона — основа эффективной коммуникации: пять способов найти свой

Коммуникации критически важны для вашей рабочей эффективности. Особенно это верно сейчас, когда всё больше людей работают удалённо. Но структура наших коммуникаций и отношение к ним меняются постоянно. Мы предлагаем вам подумать над тоном.

Тон — это то, как ваше сообщение подано и как оно будет воспринято слушателем. Важно не только подобрать тон, адекватный ситуации и аудитории, но и сделать его уникальным, узнаваемым.

Ваш собственный рупор

Тон не единственный важный элемент коммуникации: есть ещё эмпатия, содержание послания, среда, формат. Но именно тон может стать вашим персональным рупором. Он покажет уверенность в своих словах, заставит быть услышанными. По данным опросов Harris Poll 53% специалистов считают тон выступления более важным, чем его содержания. Но при этом 71% из них испытывает трудности с подбором верных формулировок, а 56% сомневаются, корректно ли они подбирают тон в деловом общении.

Не так важно, что вы говорите. Если ваше сообщение подано в позитивном тоне:

• 62% получателей откликнутся на него быстрее,
• 57% станут более открыты к вашим сообщениям в будущем,
• 48% будут готовы дать более честный или глубокий ответ,
• 59% начнут лучше относиться к вам самим.

Так говорит статистика. Эти цифры получены после обработки ответов работников из разных стран — распределение везде примерно одинаковое, цифры могут быть как выше, так и ниже на 3-11% в зависимости от региона.

Не важно, где и как вы работаете. Если хотите говорить эффективно, стоит начать с верного тона.

Какой тон верный?

Ниже мы подобрали пять принципов, которые помогут вам определиться с подбором тона для вашего делового общения:

1. Профессионально, но дружелюбно

Первое правило выбора тона — балансировать между этими крайностями.  Не быть фамильярным, но и не делать свою речь сухой и отстранённой. Что бы вы ни говорили, нужно оставаться в рамках своей роли и статуса, но при этом не забывать и о том, что вы человек.

Комментарий о погоде, настроении ваших слушателей — хорошее начало для речи. Подбирайте свой тон так, как подбираете одежду для созвона. Странно будет сидеть перед камерой в деловом костюме, но так же странно будет и в трениках. Сохраняйте расслабленный настрой, но оставайтесь в профессиональном русле: пусть никто из слушателей не забывает, для чего все они здесь собрались.

2. Уверенно, но не заносчиво

Второй важный принцип в подборе тона: баланс между уверенностью и скромностью. Если у вас есть точка зрения — высказывайте её. Но помните, что она может быть и у слушателей, поэтому просите их поделиться мнениями, когда это уместно. Так они поймут, что у вас есть своя позиция, которую вы готовы отстаивать. Но отстаивая её, вы не останетесь глухи к другим точкам зрения.

3. Кратко, но не скудно

Учитесь говорить лаконично, избегая непоследовательности и грубости. В эту ловушку можно попасть, если стараться подать свою мысль предельно коротко: слушатели просто не смогут за ней проследить или решат, что ваша прямота неприлична. Если пишете письмо, удостоверьтесь, что описали ситуацию достаточно подробно — не все ваши собеседники могут полностью понимать контекст.

Если просите о чём-то, то подробно укажите, что вам нужно от человека. Но не растягивайте своё сообщение: чем раньше вы перейдёте к делу, чем лучше. Необходимые подробности можно будет добавить по ходу объяснения.

Подумайте о том, кто слушает вас или читает: что им уже известно, что необходимо пояснить, а без чего можно обойтись. И помните о лимитах письма. Если для того, чтобы прочитать ваше письмо, нужно более 5 минут, лучше созвониться и изложить всё в личной беседе.

4. Убедительно, но не эмоционально

Если то, о чём вы хотите сообщить, вызывает у вас сильные эмоции, их не обязательно передавать адресатам своего послания. Особенно если это такие эмоции, как тревога, разочарование или гнев. Когда вы замечаете, что ваши чувства берут верх, дайте себе время, чтобы пережить их и немного успокоиться. Что бы вы ни чувствовали, пишите всегда в ясном уме и спокойном расположении духа.

5. Честно, но не слепо

О чём бы вы ни хотели сообщить людям, оставайтесь собой. Но помните, что ваши сообщения — не о вас, а о конкретных проблемах и задачах. А ещё о людях, к которым они адресованы. Если они ранимы, будьте осторожны в формулировках. Если педантичны, будьте точны в своих данных. Подумайте над тем, как и в какой форме ваш адресат сможет лучше всего воспринять конкретное сообщение.

Грамотно построенная коммуникация поможет вам выстроить рабочие отношения и завоевать доверие коллег и начальства. А ваш тон способен творить чудеса, если он соответствует ситуации. Учитывайте эти пять простых принципов и помните, что формы, в которые вы облекаете свою речь, так же важны, как и её содержание.