Как не срывать сроки и успевать делать работу вовремя

Срыв сроков выполнения задания или сдачи проекта происходит по разным причинам. Порой виноват сам исполнитель. Речь идёт о его несобранности, халатному отношению к работе и неумении противостоять прокрастинации.

Другой распространённой причиной является особенность нашего мышления. Ведь при составлении планов мы нередко закладываем на их выполнение столько времени, сколько нам потребуется, если события будут развиваться по идеальному сценарию. При этом возможные риски в расчёт не берутся.

Практика показывает, что когда приближается дедлайн, возникновение любых непредвиденных ситуаций неизбежно приводит к увеличению объёма работ. В результате, неумение грамотно планировать становится причиной срыва сроков сдачи проекта. Хотя работники в случившемся обвиняют обстоятельства, а не то, что они не задумались о вероятности их возникновения.

Кто-то скажет, что если дедлайны часто срываются и становятся причиной сильнейшего стресса, то имеет смысл от них отказаться. Не соглашайтесь на такие предложения. Ведь нередко наличие строгих сроков и является той ключевой причиной, по которой работа вообще делается.

Как научиться не срывать дедлайны: 7 эффективных советов

1. Насыщенное начало. Когда вы составляете план рабочей нагрузки, постарайтесь сделать так, чтобы начало выбранного периода было максимально загруженным, а остаток, напротив, свободным. В первую очередь сосредоточьте внимание на выполнении сложных и трудоёмких заданий. Даже если вы встретитесь с затруднениями и вам потребуется больше времени на работу – не переживайте. Ведь, благодаря активному старту, впереди вас ждёт более лёгкий промежуток. Поэтому вы сможете спокойно заниматься решением возникших проблем, а не торопиться и паниковать, когда приближается дедлайн.
   
   
2. Устанавливайте сроки выполнения для всех заданий, даже самых простых и, на первый взгляд, совершенно незначительных. В противном случае вы рискуете потратить массу времени на решение мелких задач, а более серьёзные будете вынуждены выполнять в интенсивном темпе или вообще сорвёте планы. Не факт, что вам всегда будет удаваться их соблюдать. Тем не менее, у вас будет возможность ориентироваться в списке дел и целенаправленно двигаться к поставленной цели.
   
   
3. Установите «личный» дедлайн на день-два раньше фактического срока. При этом вы будете знать, сколько времени остаётся в запасе. Поэтому, чтобы не навредить собственным планам, вам потребуется призвать на помощь жёсткую самоорганизацию и недюжинную силу воли. Попробуйте упростить задачу. Для этого мотивируйте себя небольшими бонусами и призами за работу, выполненную в более сжатые сроки.
   
   
4. Озвучьте дедлайн вслух. Но сделайте это не шёпотом, а так, чтобы ваши слова услышали коллеги. После этого в игру уже вступает ваше собственное самолюбие. И здесь важно понять, что для вас тяжелее: заставлять себя продуктивно работать или не сдержать данное слово и тем самым признать собственное поражение?
   
   
5. Научитесь отказывать. Когда вы расставили приоритеты и составили планы, наступает момент, когда надо начинать их реализовывать. Помните, планирование только тогда станет по-настоящему эффективным, когда вы начнёте говорить «нет» всему, что не вписывается в вашу иерархию ценностей. Ведь время не бесконечно. И если вы будете постоянно отвлекаться на выполнение посторонних задач – срыв дедлайна неизбежен. Вы решили воспользоваться этим советом? В таком случае, когда будете отказываться принимать участие в каком-либо проекте, говорите, что вы делаете это не потому, что не хотите работать, а потому, что вам надо вовремя сделать свою работу. Это избавит вас от чувства вины, и вы сможете спокойно выполнять поставленные задачи.
   
   
6. Установите постоянные напоминания о приближающемся дедлайне. Когда мы начинаем работать над проектом, то срок его сдачи воспринимается как-то абстрактно, и мы позволяем себе работать вполсилы. Однако по мере приближения дедлайна мы отчётливо ощущаем, что времени остаётся не так уж и много и начинаем активно сопоставлять его количество с объёмом не выполненных работ. Чтобы не попасть в цейтнот, установите напоминания, которые будут постоянно возвращать ваши мысли к действительности и помогут бороться с прокрастинацией. Безусловно, эти сообщения будут вас раздражать. Но, возможно, это самый действенный способ, который поможет вам не расслабляться?
   
   
7. Назначайте встречи на первую половину дня. Тогда оставшееся время вы не будете отвлекаться на мысли о предстоящем диалоге и сможете продуктивно работать.

------------
Самые интересные вакансии и полезные материалы — в нашем Telegram-канале!