«Умный» тайм-менеджмент или как правильно организовать свой день

«24 часа в сутках – это так мало», «сегодня я не закончил несколько важных дел», «я ничего не успеваю». Каждый день мы слышим эти фразы от своих знакомых, а порой даже произносим их сами, ведь многим из нас катастрофически не хватает времени. Вы думаете, что проблема в излишней загруженности? В действительности ситуация складывается именно так потому, что не все знают, как правильно организовать свой день, чтобы всё успевать.

Вы хотите вовремя выполнять все намеченные планы, пользоваться авторитетом среди коллег и чувствовать себя квалифицированным специалистом? В таком случае вам необходимо овладеть искусством управления временем. Ведь от того, как вы строите свой день, напрямую зависит продуктивность вашей работы и личная эффективность.

 

Золотые правила тайм-менеджмента

 

  1. Планируйте свой день. Вечером составление плана на завтра занимает не больше 15 минут, в то время как в течение дня это нехитрое правило, если вы возьмёте его за основу, помогает сэкономить массу ценного времени.

  2. Расставьте приоритеты. Составляя список дел на день, определите, какие задачи надо выполнить в первую очередь, а какие можно отложить на потом. Не пытайтесь быть многозадачным. Стремление сделать всё и сейчас только убивает вашу концентрацию, а вместе с ней и эффективность.

  3. Назначайте важные встречи на утро. Как правило, время до предстоящего события тратится на мелкие незначительные дела.

  4. Группируйте задачи. Объедините деловые встречи и коммутацию (обработку входящих сообщений и звонки) в блоки. Так вам удастся освободить время для важной непрерывной работы.

  5. Разбивайте задания на несколько промежуточных. Если вам тяжело приступать к выполнению сложной задачи, разделите её на несколько маленьких. Справиться с ней поэтапно будет намного проще.

  6. Не откладывайте подготовительный этап на последний момент. Не надейтесь, что вам удастся подготовить хорошую презентацию за 15 минут до выступления или безошибочно написать важный отчёт в момент его сдачи. Когда вы ставите себя в жёсткие рамки, вы не оставляете себе времени, чтобы всё проверить.  В итоге стрессовая ситуация вам обеспечена.

  7. Установите дедлайн. Чётко разграничивайте время выполнения задач. Не позволяйте им длиться бесконечно.

 

Наряду с правилами управления временем разработаны эффективные методики, позволяющие работать быстрее и продуктивнее.

    • Тайм-менеджмент по Бенджамину Франклину работает по принципу от «большего к меньшему».  Согласно этой методике каждое действие человек должен выполнять в соответствии со своими жизненными принципами и направлять на достижение намеченной глобальной цели. А чтобы её реализация была лёгкой и более быстрой, основную задачу надо разделить на несколько небольших подзадач, которые также делятся на ряд мелких заданий. Таким образом, строится пирамида, где в основании расположены главные цели и жизненные принципы, в средней части размещаются долгосрочные планы, а в верхней – краткосрочные задачи.

    • Метод Стивена Кови основан на правильной расстановке приоритетов и содержит комплекс приёмов, способствующих эффективному планированию. Автор бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей» создал матрицу управления временем.  Для достижения действенного результата С. Кови рекомендует пользоваться дополнительными инструментами, например, органайзерами. Суть методики заключается в фильтрации задач по приоритетности согласно основным жизненным принципам. Всего 4 сектора:

      - Срочно + важно. Задания, требующие немедленного выполнения (критические ситуации, горящие проекты, неотложные проблемы);

      - Не срочно + важно Задачи, непосредственно связанные с вашими стратегическими целями (планирование, поиск новых возможностей, профилактика, расширение сети контактов);

      - Срочно + не важно. Незначительные дела, которые не дают долгосрочного результата (как правило, они основаны на ожиданиях и приоритетах других людей);

      - Не срочно + не важно. Мелочи, отнимающие время и задачи, не имеющие чётко ограниченных сроков реализации.

      Эффективные люди умеют говорить твёрдое «нет» задачам из секторов 3 и 4. При этом они  стараются минимизировать размер 1-го квадранта и проводить больше времени во 2-от секторе. Они мыслят не проблемами, а возможностями.

    • Система Питера Друкера. Автор считает, что человек не может работать продуктивно более 2-3 часов подряд. Поэтому рабочий день надо разбивать на блоки, где на временные промежутки с наибольшей продуктивностью надо планировать решение сложных и важных задач. Оставшееся время следует использовать для выполнения менее значимых заданий – изучения входящей корреспонденции, совершения звонков и т.п.
19 непростых вопросов к собеседованию от Большой тройки консалтинга
Карьера
2919

19 непростых вопросов к собеседованию от Большой тройки консалтинга /

Собеседование в компаниях Большой тройки — серьезный...

Большая тройка: McKinsey, BCG и Bain — что выбрать?
Карьера
2079

Большая тройка: McKinsey, BCG и Bain — что выбрать? /

Три лидера списка консалтинговых компаний неизменны...

Почему инвестиционные банкиры зарабатывают так много?
Карьера
1543

Почему инвестиционные банкиры зарабатывают так много? /

В далеком 1878 году критик Джон Рёскин, в ходе тяжбы...

Три причины, по которым Amazon отказалась от использования PowerPoint
Карьера
1492

Три причины, по которым Amazon отказалась от использования PowerPoint /

В своем письме к акционерам основатель и директор Amazon...

Большой вопрос: Big4 лучше Big3?
Карьера
1477

Большой вопрос: Big4 лучше Big3? /

Если верить рейтингам западных рекрутинговых порталов...

Семь карьерных советов для банкира от Никколо Макиавелли
Карьера
1445

Семь карьерных советов для банкира от Никколо Макиавелли /

Труду Никколо Макиавелли «Государь» уже более пятисот...