Пять шагов, которые позволят вам тратить на электронную почту вдвое меньше времени

Есть ли способы оптимизации работы с входящей почтой, которые могли бы урезать временные затраты? Безусловно! О них мы поговорим далее, сперва выделив пять основных факторов, отвечающих за временные затраты при работе с электронной почтой. Следование рекомендациям в каждом из разделов позволит вам сэкономить до половины времени, затрачиваемого на работу с e-mail.

Приступим!

Частота проверки почты (21 мин.)
В среднем проверка входящих сообщений осуществляется 15 раз в течение рабочего дня, т.е. примерно каждые 37 минут. Возникает вопрос— действительно ли большинство написавших нуждается в ответе в течение этого времени? По статистике, 40% отправителей ожидают получить ответ в течение часа. Таким образом, уменьшив частоту проверки входящих сообщений, вы сократите время работы с почтовым ящиком на 21 минуту.

Как это работает? Согласно исследованиям Университета Лафборо, человеку требуется примерно 64 секунды, чтобы, отвлекшись, возобновить работу в прежнем ритме. Заметим, что отвлечением от основной деятельности здесь выступает не только проверка почтового ящика, но и чтение уведомлений, возникающих в углу экрана, после чего вам снова требуется около 64 секунд, чтобы вернуться к работе.

Суммарное время, необходимое на восстановление рабочего ритма, и составляет 21 минуту, которую можно вернуть в свой рабочий день, отказавшись от уведомлений и сократив частоту проверки почтового ящика.

Заполненный почтовый ящик (27 минут)

Каждый раз, оказавшись перед необходимостью проверить входящие сообщения, вы вынуждены перечитывать уже знакомые заголовки. В среднем, количество входящих сообщений в почтовом ящике одного специалиста составляет более 200, при этом каждый день к ним добавляются до 120 новых, из которых лишь 25% требуют ответа.

Заходя в почтовый ящик для проверки новых сообщений, вы вынуждены тратить до четырех секунд для того, чтобы перечитать каждый из заголовков, что в сумме дает 27 минут потраченного времени.

Как с этим бороться? Введите для себя правило одного прочтения: если сообщение прочитано, оно должно быть отправлено либо в архив, либо в корзину, не создавая дополнительного источника отвлечения. Не бойтесь перемещать из папки входящих сообщения, которые потребуют ответа в ближайшем будущем — основной принцип заключается в том, что даже если вам понадобится ответить на сообщение в дальнейшем, оно тем не менее не должно оставаться в одной категории с непрочитанными.

Создание новых разделов (14 мин.)

С учетом того, что 37% входящих писем не требуют мгновенного ответа, их поиск в будущем становится важной статьей временных затрат. Многие справляются с этим путем создания новых разделов внутри почтового ящика, таким образом доводя их количество до более, чем 30.

Решить эту проблему, с одной стороны, может использование поиска, с другой, интеграция релевантных адресов в ежедневник с добавлением необходимых ключевых слов. Данная мера позволит вам сохранить приблизительно 14 минут, ранее затрачиваемых на ориентирование внутри разделов почтового ящика.

Использование мыши (11 мин.)

Создание новых подразделов увеличивает не только время поиска внутренних, но также требует ручной сортировки всех входящих сообщений. Эта задача отнимает до 10% всего времени, выделяемого на работу с почтовым ящиком.
Избавиться от этой обязанности вам поможет, во-первых, введение автоматических фильтров, направляющих сообщения в нужную директорию без вашего участия, во-вторых — использование горячих клавиш, заменяющих операции с мышью, которые суммарно отнимают до 11 минут рабочего времени в течение всего дня.

Удаление бесполезных сообщений (8 мин.)
Статистика Sanebox сообщает, что около 62% входящих сообщений оказываются нерелевантными и подвергаются немедленному удалению. В среднем пользователь открывает порядка 20% таких сообщений, затрачивая на каждое по 15-20 секунд с последующим удалением, занимающим 3.2 секунды на одно сообщение.

Оградить себя от лишней информации можно в три шага: отписавшись от всех не нужных вам рассылок, поставив автоматический фильтр на нужные и настроив блокировку агрессивного спама, что в итоге освободит вам еще 8 минут.

Непрекращающийся поток входящих сообщений представляет собой серьезную проблему для любого работника 21 века, но, освоив эти пять простых практик, вы сможете в полной мере оптимизировать свою работу с электронной почтой.

Если вы действительно цените свое время, пора отказаться от старых привычек и вернуть себе до полутора рабочих часов ежедневно.