Три рабочих способа прокачать ваш список дел

Правило #1: Будьте реалистичны — не больше девяти дел в день

Такое было со всеми: после насыщенного рабочего вы проверяете список и видите, что выполнили меньше половины дел. Вы переносите их на завтра, и ситуация повторяется. В итоге список становится перегруженным и едва выполнимым.  Эта мелочь портит даже самый продуктивный день.

Мы часто обманываемся уже на этапе планирования. Ставим себе больше десятка задач, даже если раньше не успевали выполнить и десяти. И все равно надеемся, что если дело есть в списке, то у нас есть шанс его закончить.

Отчасти проблема в том, что мы неверно оцениваем количество дел, которые можем завершить. В начале дня мы составляем список из тех задач, которые знаем наперёд. Но вот приходит письмо, которое требует детального ответа. Или начальник даёт срочное поручение — и часть дел в нашем списке опять переносится на завтра. 

Сводите количество задач к разумному минимуму. Так вы расставите приоритеты и решите, как поступить с делами, которые в любом случае не успеете выполнить.  Вы можете отказаться от них или найти другого исполнителя. В любом случае, из вашего списка уйдёт то, что изначально не стоило туда  включать.

С точки зрения психологии планировать меньше — это верное решение. Вы выполните все свои планы и почувствуете заслуженное удовлетворение. Да, ваш список будет короче, но в то же время — ближе к реальности. Не гонитесь за количеством пунктов: выберите те, которые вам важно завершить сегодня и отметьте звёздочкой два-три самых больших и важных. Зачем это нужно, расскажем ниже.

Правило #2: Не записывайте то, что можно сделать за пять минут

Если можете сделать что-то за пару минут, не записывайте — сразу и делайте. Нам кажется, что пять минут — это слишком мало для одного дела. Но посмотрите кулинарные шоу — Chopped или 20 Minute Meals. Профессиональный повар за пять минут может закончить несколько простых операций. У вас, как у профессионала своего дела, тоже есть вещи, которые делаются за пару щелчков. Посмотрите на свой список дел: уточнить пару цифр для отчёта, назначить звонок в Zoom или заказать картридж — всё можно сделать, не записывая.

Мы записываем незначительные дела не потому, что считаем их достойными одного пункта в своём списке. Мы записываем их, чтобы не забыть. Но если эти дела уже пришли вам в голову, то вы о них не забудете. Пара минут — и записывать больше нечего. Это не только освободит список для важных дел, но и даст вам несколько достижений уже в начале дня.

Правило #3: Не избегайте крупных задач

Вспомните дела, которые вы отметили звёздочкой. Это самые серьёзные и важные задачи дня — они требуют больше всего времени и сил.

Мы все допускали эту ошибку: записали все мелочи, но оставили в стороне самые важные пункты. Часто задача кажется слишком большой, чтобы закончить её в один день. Маленькие дела привлекают тем, что приносят за собой мгновенное ощущение достижения. Большие пугают тем, что требуют слишком много времени. Вывод простой: разбейте крупную задачу на серию мелких. 

Например, просмотреть анализ рынка, составить выводы и отослать их клиенту — три простых задачи, которые служат одной цели. После того, как вы применили второе правило, в вашем списке освободится место для нескольких, если не всех этапов большого дела.

Есть и другой способ не избегать серьёзных задач: поставьте цель выполнить хотя бы одну до обеда. Чем раньше вы возьметесь за крупную задачу, тем больше сил и внимания ей уделите. Отложите на вечер — появятся другие срочные дела, и запас внимания истощится. Это прямой путь к фрустрации и разочарованию.

Список дел на день — ваш личный ассистент, который помогает распределить своё рабочее время. Если он отвлекает вас от важного и тревожит по мелочам — это плохой ассистент. Но не спешите от него избавляться — просто ежедневно применяйте три простых правила.

Вы будете заканчивать каждый день и думать о своих достижениях — а не о том, что пришлось отложить на завтра. Перестанете бояться задач, которых раньше избегали неделями. Заметите, как ваша работа становится более результативной, а время перестало тратиться по пустякам. Как будто в сутках стало на пару часов больше — а вы всего-то правильно распределили дела.